Blogi: Älä sano sitä sanaa

Minut tilattiin puhumaan leanistä innostavasti ja vakuuttavasti erään yrityksen tuotannon työntekijöille. Yrityksen tuotantojohtaja evästi minua: “Älä sano, että lean-menetelmien käyttöönoton päätavoite on saada operatiivista tehokkuutta lisää.” Tehokkuus-sana tarkoittaa kuulemma hitsaajan korvassa tehojen repimistä työntekijän selkänahasta. Sanan käyttäminen aiheuttaisi kuohuntaa, lean-vastarintaa ja jopa sairauslomia.

Älä oleta

Olettamukset ja virheelliset tulkinnat voi välttää, kun avaat, mitä sanoilla tarkoitat ja kysyt myös ajoittain: “Kertoisitko omin sanoin, miten ymmärsit kertomani?”. Hyvän dialogin perustaidot ovat myöskin lean-johtamisen ydintaitoja.  

Minulle tehokkuus tarkoittaa ennen kaikkea sujuvaa, mielekästä ja tuloksellista tekemistä. Olen itse laiska ja mukavuudenhaluinen ja haluan, että työn tekemisen menetelmät ovat sujuvia ja mielekkäitä. Siksi pyrin toimimaan tehokkaasti. On turhauttavaa vatuloida, ottaa turhia askeleita, odotella tai etsiä. “Tuo tullessas, vie mennessäs!” – vanha suomalainen sanonta kuvaa mielestäni hyvin lean-ajattelua.

Tunteet ja uuden oppiminen

Korvien välissä, päämajassa, asuu ajatuksia, tunteita, tunnemuistoja ja uskomuksia. Ajatteluumme vaikuttavat ainakin nämä: edelliset kokemukset, uskomukset ja uusi oivallettu tieto. Negatiiviset tunteet rajoittavat ajattelua ja heikentävät oppimista sekä huonontavat muistamista. Positiiviset tunteet kannustavat ja vahvistavat toimintaa ja toimeen tarttumista. Jotta henkilöstö ja yritys voivat kasvaa ja kukoistaa lean-oppien avulla, uuden oppiminen ja osaamisen kehittäminen ovat keskeisiä asioita. Siksi tunteiden johtamiseen kannattaa tutustua ja opetella sytyttämään positiivisia, toimintaa edesauttavia, eteenpäin vieviä tunteita.

Hukan juurisyyt

Hukka tarkoittaa leanissä turhaa ja tuottamatonta toimintoa. Liinaamisen voi aloittaa helposti vaikkapa hukkajahdilla. Esimerkiksi tutkimalla keskeneräisen työn (WIP) tai odottamisen juurisyitä. Tässä yksi mainio menetelmä on 5 x Miksi. Välttely, liika ajattelu ja analysointi sekä negatiiviset tunteet aiheuttavat myös hukkaa. 

Mitä teidän yrityksessänne ei saa sanoa? Mitä välttelit tänään?  Mitkä negatiiviset tunteet vaikeuttavat uuden oppimistasi?

Leanin käyttöönotto

Minulta kysytään usein, mistä liinaaminen kannattaa aloittaa? Se riippuu mm. organisaation uudistumiskyvykkyydestä, yrityskulttuurin nykytilasta sekä digitalisaation asteesta. Entä ihmiset vai prosessit edellä? Jos lean on ihan uusi tuttavuus, matka kannattaa aloittaa jakamalla perustietoa osallistavin menetelmin, samasanaisesti ja samanaikaisesti koko organisaatiolle. Leanistä ja uudistamisesta innostuneista voidaan koota ns. Lean ambassadoreja.

Lean-työkaluja käyttöönottaneet yritykset ovat usein siinä vaiheessa, että valmennus- ja parannuskatan käyttö kannattaa aloittaa tai niiden käyttöä terävöittää. Hoshin kanri, herkullisine koppipalloprosesseineen voisivat olla niitä seuraavia lean-askelia.

Jos liinaus aloitetaan prosesseista, mieti, mikä prosessi antaa parhaiten oivalluksia jatkoon. Itse aloittaisin ehkä myynti – tarjous – tilaus – toimitusprosessista. Usein liinaus aloitetaan tuotannon prosesseista, vaikka herkullisimmat löydökset ja prosessin parannuspotentiaalit löytyvät myynti- tai hankintaprosessin alkupäästä.

Osaamisen jatkuva parantaminen

Osaamisen nykytila on keskeinen asia organisaation lean-kyvykkyyteen liittyen. Osaamisen kehittämisen keskiöön haluan nostaa: ajattelu-, vuorovaikutus-, tunne- sekä itsensä-, tiimin-, ja prosessienjohtamisen taidot. Ilman näitä taitoja uudistaminen ja transformaatio voi olla hankalaa ja aikaa vievää. 

Lean on mielestäni ennen kaikkea tapa ajatella, johtaa, tuntea ja toimia. 

Ja kyllä, käytin sitä sanaa. Ei kuohuttanut, eikä generoinut sairauslomia.

Arkisto